- 1. Как заполнить трудовую книжку. Общие вопросы
- 1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?
- 1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?
- 1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?
- 2. Образец заполнения трудовой книжки
- 2.1. Что заносят в трудовую книжку?
- ВИДЕО: Трудовая книжка
- 2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?
- 3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?
- 3.1. Дубликат трудовой книжки
- 3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку
- 4. Как заполнить трудовую книжку ИП?
1. Как заполнить трудовую книжку. Общие вопросы
Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.
1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?
Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.
1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?
Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий — 08.04.2012 (пример).
Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? — Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.
1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?
Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.
Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового — назначенного бухгалтер.
2. Образец заполнения трудовой книжки
Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:
- — № 225 — «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
- — № 51 — «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
- — № 69 — «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.
2.1. Что заносят в трудовую книжку?
В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.
Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.
Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.
ВИДЕО: Трудовая книжка
2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?
Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.
В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.
Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.
3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?
3.1. Дубликат трудовой книжки
Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.
Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.
На титульном листе новой книжки делается информационная надпись — «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.
Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;
- — ее утери работником или работодателем;
- — наличия записей, признанных недействительными (в том числе — о незаконном осуждении);
- — невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)
3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку
Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.
Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.
4. Как заполнить трудовую книжку ИП?
Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:
№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.
Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:
- — Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
- — Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.
